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西安医学院会议费管理办法
发布时间:2017-05-12   点击数:

西安医学院会议费管理办法

第一章  总则

     第一条  为进一步加强和规范学校会议经费管理,保障会议经费收支的合规性与合理性,提高经费的使用效益,根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见(中办发〔2016〕50号),以及《中央和国家机关会议费管理办法》(财行〔2016〕214号)等相关文件精神,结合学校实际,制订本办法。

    第二条   本办法适用于全校各学院、各部门、各单位(以下简称各单位)举办或承办的各类国内会议,包括国内学术会议和国内管理会议两类。

   国内学术会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、学术培训、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

    国内管理会议是指除国内学术会议之外的其他国内会议,包括各类办公、协调、评审、评估、招投标、招聘、宣讲、换届、选举、传达布置类会议及各类非学术性质的培训会及专题研究会等。

     第三条  会议费是指由学校及各单位举办或承办会议所发生的各类支出。

    第四条  各单位在办理各类会议的经济业务时,应遵循实事求是、精简高效、厉行节约的原则。严格控制会议数量,规

范会议管理,严格会议费预算执行。

    第五条  会议组织者和经办人员是第一责任人,对所经办会议经费的收支和原始凭证的真实性、合法性、相关性负直接责任。单位负责人和财务负责人对本单位所举办会议涉及的经济事项负有管理和监督责任。

第二章  会议审批与管理

    第六条  各单位应严格遵守《西安医学院会议管理办法》有关规定,认真履行会议审批制度,严格控制会议数量、会期、规模和工作人员数量,注重会议质量,提高会议效率。

    第七条  各单位举办会议应编制会议预算明确资金来源。列明会议名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、经费来源及费用明细等。收支预算要控制在标准之内。

    会议预算表必须经主管财务的校长审批后方可召开各类会议,否则不予报销相关任何费用。

    第八条  各单位举办的会议应有可靠的经费来源,并在预算内做到收支平衡。

    对于全部使用财政拨款举办的国内学术会议,不得再向参会人员收取费用。

    对于使用多渠道资金举办的国内学术会议,按照成本补偿的原则,各单位可以适当向参会人员收取会议费,统一纳入学校财务核算。

    对于有赞助收入的会议,应与赞助方签订赞助协议明确双方的权利和责任,赞助资金统一纳入学校财务核算。

    第九条  各单位应充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本。不能够采用电视电话、网络视频召开的会议,学校内部会议室、报告厅优先作为会议场所。校内不具备召开条件或因各种原因不能在学校内部召开的会议,应安排在四星级以下(含四星)的具有中央或地方会议定点资格的定点场所召开。报销相应费用时需提供该场所为会议定点的相关证明(资质证明或政府采购清单)。

第三章  会议支出与报销

    第十条   会议费预算要细化到具体会议开支项目,执行中不得突破。开支范围主要包括:会议住宿费、伙食费、场地租赁费、交通费、文件印刷费、医药费等。

    第十  会议费开支实行会前预算、综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下:

                                   单位:元/人/天

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合计

国内学术会议

180

130

80

390

国内管理会议

150

120

80

350

(一)综合定额标准是会议费开支的上限,各单位原则上应在综合定额标准以内凭据报销。会议召开地代表原则上不安排住宿。

    (二)餐费票据应与会议议程中就餐地点相符,与就餐地点不符的票据不予报销。不得由旅行社等中介机构代开住宿费及餐费发票。

    (三)会议费定额控制标准中“其他费用”包含:会议场地租赁费、交通费、文件资料的印刷费、宣传费、医药费等。

    (四)会议期间交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十  下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合定额,从相应的支出科目中据实列支:

(一)会议代表差旅费。会议代表参加会议发生的差旅费,原则上按照差旅费管理办法的规定由所在单位报销。对确因工作需要,特邀国内外专家、学者和有关人员参加学术会议发生的城市间交通费、国际旅费,参照学校差旅费标准予以报销。审批时,请在“专家差旅费”一栏中写明标准及预算金额。

(二)参会专家人员费用。会议举办者根据需要,向所邀请的参会专家发放的咨询费、讲课费按有关规定执行,且必须打入本人银行卡。审批时,请在“专家讲座费”中写明发放标准及预算金额。

    第十  会议费综合定额标准根据物价等因素进行动态调整。

    第十  不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用,其中,会议议程为半天的会议,只能提供议程结束后的一次伙食,伙食费定额标准统一扣减50元。

    第十   会议结束后应当及时汇总票据,集中办理报销手续,一次会议的各类票据不得拆分报销。会议费在开支范围内凭发票报销,票据日期应在会议期间。会议费原则上应在会议结束后一个月内一次性报销完毕。

    第十  会议费应遵循“收支两条线”的原则,所有会议收入应及时上交学校财务,严禁自收自支,在学校财务体外循环。

    第十 电视电话会议费用开支标准按与电信部门的协议价格结算,不按照上述综合定额标准结算。

    第十  各部门会议费原则上不予借款,应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算,禁止以现金方式结算。

十九  确因工作需要委托其他单位代办会议的,应签订书面委托合同(协议),会议费在规定标准内报销。

第二十条  与校外单位合作举办的国内会议,会议结束后,会议费如有结余,应及时转回学校,不得滞留在学校之外。

    第二十  会议费报销应提供以下附件:

(一)经批准的会议审批表和预算表;

    (二)会议通知及会议议程;

    (三)实际参会人员签到表;

    (四)会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭据(如通过第三方组织会议,还须附与第三方签订的委托协议或合同等相关资料);

    (五)会议简报。

第四章  监督问责

    第二十   收取会务费时必须给会议代表开具发票,收取的会务费及发票存根和记账联统一交财务处入账,不得坐支现金。

    第二十   严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。

    第二十  各单位应严格执行会议用房标准,不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,严禁提供高档菜肴,不安排宴请,不上烟酒;国内管理会议会场一律不摆花草,不制作背景板,不提供水果和茶歇;不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。

    第二十  各单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理,对本单位会议审批制度、会议费预算及规模控制负责。对未经批准擅自举办或承办会议、不按规定开支和报销会议费,以及违反会议费管理制度的人员进行严肃处理。

    第二十  各单位应当将非涉密的会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部进行公示,具备条件的应向社会公开。

    第二十  学校纪委\监察、审计、财务等部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:

(一)单位会议审批制度是否健全,会议活动是否按规定履行审批手续;

    (二)会议费开支范围和标准是否符合规定;

    (三)会议费报销手续是否符合规定;

    (四)会议费管理和使用的其他情况。

 对发现问题的单位,由学校纪委\监察、审计、财务等部门责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人,按学校相关规定处理。

    第二十  会议举办人员违反本办法,有下列行为之一的,依照学校相关规定追究相关人员的责任。涉嫌违法的,移送司法机关处理。

   (一)预存、套取会议费设立“小金库”的;

   (二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;

   (三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

   (四)违规报销与会议无关费用的;

   (五)其他违反本办法的。

第五章  附则

    二十九  举办或承办的国际会议参照《在华举办国际会议经费管理办法》(财行〔2015〕371号)执行。

    第三十条  举办或承办的各类培训参照《中央和国家机关培训费管理办法》(财行〔2013〕523号)执行。

    第三十  本办法未尽事宜参照国家有关规定执行。

    第三十  本细则由党政办公室和财务处负责解释。

    第三十  本细则自2016年9月1日起实行。

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